HALLITUKSEN TYÖJÄRJESTYS

1. SÄÄTIÖN TARKOITUS JA TARKOITUKSEN TOTEUTTAMISTAVAT

FRAME-säätiön (säätiö) tarkoituksena on suomalaisen visuaalisen aseman ja erityisesti vahvistaminen ja kansainvälisen yhteistyön edistäminen sekä vuorovaikutuksen lisääminen suomalaisten ja kansainvälisten nykytaiteen alan ammattilaisten ja instituutioiden välillä

Säätiön toimintamuodot ovat:

• tukee ja hallinnoi yksin tai yhteistyössä muiden tahojen kanssa visuaalisen taiteen ja erityisesti nykytaiteen kansainvälistä yhteistyötä mm. niillä määrärahoilla, jotka opetus- ja kulttuuriministeriö tai muu ministeriö tai taho säätiölle myöntää
• tukee visuaalisen taiteen ja erityisesti nykytaiteen vientiä
• tukee taiteilijoiden kansainvälistymistä
• toimii alan tiedotuskeskuksena sekä kokoaa, tallentaa taltioi ja jakaa tietoa nykytaiteen eri aloilta
• tukee suomalaisten toimijoiden osallistumista kansainväliseen yhteistyöhön
• tukee ulkomaille ja kotimaahan suuntautuvaa residenssitoimintaa
• edistää kansainvälistä vuorovaikutusta järjestämällä asiantuntijavierailuja, alan seminaareja ja muita tapahtumia sekä
• tukee visuaalisen taiteen ja erityisesti nykytaiteen kannalta merkittävien ajankohtaisten kansainvälisten käytäntöjen ja ilmiöiden sekä kehityssuuntien esille tuloa Suomessa.
• voi jakaa edelleen opetus- ja kulttuuriministeriön sille delegoimaa valtionavustusta apurahoina visuaalisen taiteen ja erityisesti nykytaiteen kansainvälisiin hankkeisiin
• harjoittaa julkaisutoimintaa
• voi tilata ja tuottaa Suomen edustusnäyttelyn Venetsian taidebiennaaliin

2. HALLITUS

2.1 Hallituksen muodostuminen

Säätiön hallitukseen kuuluu vähintään viisi (5) ja enintään seitsemän (7) kolmivuotiseksi (3) toimikaudeksi opetus- ja kulttuuriministeriön valitsemaa varsinaista jäsentä.

Hallituksen jäsenillä tulee olla hyvä perehtyneisyys säätiön toimialaan. Hallituksen jäsen voi toimia enintään kaksi peräkkäistä toimikautta.

Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan toimikaudekseen.

2.2 Hallituksen järjestäytyminen

Hallituksen tulee viipymättä, viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun hallitus on valittu, kokoontua järjestäytymiskokoukseen valitsemaan keskuudestaan puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja.

2.3 Hallituksen tehtävät ja vastuut

Hallitus hoitaa säätiön asioita lakia ja sääntöjä noudattaen. Hallitus edustaa säätiötä.

Hallituksen jäsenen vastuu perustuu säätiölain velvoitteeseen asioiden huolellisesta hoitamisesta. Hallitus vastaa siitä, että

• säätiössä ei harjoiteta muuta toimintaa kuin sellaista, joka on sen säännöissä mainittu ja joka edistää tarkoituksen toteutumista
• säätiön toiminta on asianmukaisesti järjestetty
• säätiön varat on sijoitettu varmalla ja tuloa tuottavalla tavalla
• säätiön varoja ei lainata
• toimielinten jäsenille maksetut palkkiot ja korvaukset säätiön hyväksi tehdystä työstä sekä muut taloudelliset edut eivät ole kohtuullista suurempia ja että opetus- ja kulttuuriministeriö on hyväksynyt hallituksen jäsenten palkkioperusteet.

Hallituksen tulee suunnata säätiön toiminta siten, että säätiön tarkoitus toteutuu sääntöjen ja varallisuuden mahdollistamissa rajoissa tarkoituksenmukaisimmalla tavalla.

Tehtävän toteuttamiseksi hallitus päättää

• säätiön perusstrategiasta ja sijoitusstrategiasta
• toimintasuunnitelman ja talousarvion vahvistamisesta
• tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen hyväksymisestä
• valtioavustuksen hakemisesta
• apurahojen ja muiden avustusten jakamisesta apurahaohjesäännön mukaisesti
• säätiön toiminnan tarkoitukseen ja laajuuteen nähden epätyypillisistä ja erityisen huomattavista asioista sekä suurien tapahtumien järjestämisestä ja suurista yhteistyöhankkeista ja näiden budjeteista
• sääntöjen muuttamisesta sekä toiminnan, hallinnon ja taloudenhoidon kannalta tarpeellisten sisäisten työjärjestysten ja ohjeiden vahvistamisesta ja muuttamisesta
• säätiön henkilöstöohjesäännöstä 
• toimitusjohtajan nimittämisestä, erottamisesta, toimitusjohtajasopimuksesta sekä toimitusjohtajan tehtävistä ja palkkioista
• apurahatoimikunnan nimittämisestä, muista työryhmistä ja vastaavista sekä näiden tehtävistä ja palkkioista
• tilintarkastajan ja varatilintarkastajan valitsemisesta
• Lahjoitus- ja testamenttivarojen vastaanottamisesta
• muista asioista, jotka sisäisten ohjesääntöjen mukaan kuuluvat hallituksen päätettäväksi taikka hallituksen puheenjohtaja tai toimitusjohtaja on esittänyt otettaviksi kokouksen esityslistalle. Myös hallituksen muilla jäsenillä on oikeus saattaa haluamansa asia hallituksen käsiteltäväksi ilmoittamalla siitä toimitusjohtajalle.

Hallitus valvoo sitä, että

• säätiöllä on ajantasaiset toimintaa ohjaavat säännöt sekä sisäiset työjärjestykset ja ohjeet, jotka toteuttavat säätiön tarkoitusta ja arvoja
• säätiöllä on asianmukaiset, toimintaa, taloutta, kirjanpitoa ja varainhoitoa koskevat valvontajärjestelmät
• säätiössä käydään vuosittain läpi toimintaan liittyvät keskeiset riskit sekä niiden hallinta
• säätiössä ryhdytään toimenpiteisiin tilintarkastajan tai viranomaisen antamien ohjeiden ja määräysten johdosta
• säätiö antaa oikea-aikaisesti asianmukaiset ilmoitukset ja selvitykset viranomaisille.

Hallitus edesauttaa eri toimijoiden yhteistyötä ja tiedonkulkua sekä edistää kotimaisia ja kansainvälisiä suhteita.

Hallituksen jäsenten tulee säätiössä toimiessaan edistää yksinomaan säätiön etua.

2.4 Vastuunjako hallituksessa

Säätiön hallitus toimii kollegiaalisesti, ja sen jäsenet ovat toimivallaltaan yhdenvertaisia.

Hallitus voi päättää hallituksen jäsenten sisäisestä työnjaosta. Työnjako on kirjattava hallituksen pöytäkirjaan.

Yksittäinen hallituksen jäsen ei voi tehdä päätöksiä säätiötä koskevista asioista, eikä antaa määräyksiä toimitusjohtajalle ja säätiön toimihenkilöille, jollei sisäisissä ohjesäännöissä muuta määrätä tai hallituksen päätöksellä erikseen muuta päätetä.

Säätiön puheenjohtajan tehtävistä määrätään seuraavassa erikseen.

2.5 Hallituksen puheenjohtaja

Hallituksen puheenjohtajan tehtävänä on johtaa hallituksen työskentelyä siten, että tehtävät tulevat hoidetuiksi mahdollisimman tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti.

Tässä tarkoituksessa puheenjohtaja

• päättää hallituksen koolle kutsumisesta

• hyväksyy toimitusjohtajan kutakin kokousta varten laatiman esityslistan sekä ehdotuksen muiden henkilöiden kutsumisesta kokoukseen
• johtaa hallituksen kokousta
• valvoo, että kokouksesta tehtävä pöytäkirja vastaa kokouksen kulkua ja että pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtajan ja sihteerin lisäksi yksi kokouksen valitsema hallituksen jäsen Pöytäkirjan allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja vähintään yksi kokouksessa siihen valittu jäsen.
• valvoo, että hallituksen tekemät päätökset toteutetaan
• seuraa säätiön toimintaa ja toimintaedellytyksiä
• pitää yhteyttä hallituksen jäseniin ja toimitusjohtajaan kokousten välillä
• pitää yhteyttä säätiön sidosryhmiin
• vastaa hallituksen toiminnan suunnittelusta ja arvioinnista
• toimii säätiön toimitusjohtajan esimiehenä.

Puheenjohtajan ollessa estyneenä hoitaa hänen tehtäviään hallitukselle valittu varapuheenjohtaja.

2.6 Työnjako hallituksen ja toimitusjohtajan välillä

Hallitus huolehtii säätiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä (yleistoimivalta). Hallitus vastaa siitä, että säätiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty.

Toimitusjohtaja hoitaa säätiön juoksevaa hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti (yleistoimivalta). Toimitusjohtaja vastaa siitä, että säätiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Toimitusjohtajan on annettava hallitukselle ja sen jäsenelle tiedot, jotka ovat tarpeen hallituksen tehtävien hoitamiseksi.

Hallitus voi yksittäistapauksessa tai sääntöjen määräyksen nojalla tehdä päätöksen toimitusjohtajan yleistoimivaltaan kuuluvassa asiassa.

3. HALLITUKSEN KOKOUKSET

3.1 Kokouksen koolle kutsuminen

Kutsu kokoukseen lähetetään kaikille hallituksen jäsenille vähintään viisi (5) päivää ennen kokousta.

Kutsu lähetetään jäsenen toimitusjohtajalle toimittamaan sähköpostiosoitteeseen. Hallituksen jäsen vastaa siitä, että säätiöllä on ajantasainen osoite kokouskutsun toimittamiseksi.

Kokouskutsussa on mainittava:

• mistä kokouksesta on kysymys
• kokouksen aika
• kokouksen paikka
• kokouksessa käsiteltävät asiat (esityslista).

Kokouskutsuun on liitettävä, mikäli mahdollista, asioiden käsittelemiseen liittyvä aineisto.

Toimitusjohtaja laatii hallituksen puheenjohtajan ohjeistuksen mukaisesti kokouskutsun esityslistoineen ja vastaa siitä, että kutsu hallituksen kokoukseen toimitetaan hallituksen jäsenille määräajassa ennen kokousta.

3.2 Kokouksen järjestäytyminen

Kokouksen puheenjohtajana toimii hallituksen puheenjohtaja, ja hänen estyneenä tai esteellisenä ollessa hallituksen varapuheenjohtaja.

Jos varapuheenjohtaja on jonkin asian käsittelemiseksi esteellinen hänen johtaessaan kokousta, taikka puheenjohtajan ollessa jonkin asian käsittelemiseksi esteellinen ja varapuheenjohtajan ollessa estynyt tai esteellinen, valitsee kokous puheenjohtajan kyseisen asian käsittelemiseksi. Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja eivät ole edellä mainitussa tilanteessa esteellisiä ottamaan osaa puheenjohtajan valintaan.

Hallituksen sihteerinä toimii säätiön toimitusjohtaja tai muu hallituksen tehtävään valitsema henkilö.

Jokaisessa kokouksessa valitaan pöytäkirjan allekirjoittava hallituksen jäsen.

3.3 Kokouksessa käsiteltävät asiat

Hallituksen kokouksessa voidaan käsitellä ne asiat, jotka on mainittu esityslistassa. Esityslistassa mainitsematon asia voidaan käsitellä vain, mikäli 5/6 läsnä olevista jäsenistä asian käsittelemistä kannattaa.

Hallituksen kokouksessa ei kuitenkaan voida käsitellä seuraavia asioita, jollei niistä ole mainittu esityslistassa:

• sääntöjen muuttaminen
• säätiön sulautuminen tai toisen säätiön sulautuminen säätiöön
• säätiön lakkauttaminen

jollei kaikki hallituksen jäsenet ole ottaneet osaa päätöksen tekemiseen.

3.4 Päätösvalta ja läsnäolo

Hallitus on päätösvaltainen, kun saapuvilla on enemmän kuin puolet hallituksen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan lukien.

Jäsenen tulee ilmoittaa hallituksen sihteerille ennakolta esteestään osallistua kokoukseen.

Säätiön toimitusjohtajalla on läsnäolo- ja puheoikeus hallituksen kokouksessa, mutta ei äänioikeutta päätettäessä säätiön asioista.

Hallituksen kokoukset eivät ole julkisia, mutta hallitus voi oikeuttaa säätiön toimihenkilön tai muun henkilön olemaan läsnä hallituksen kokouksessa ja käyttämään puheoikeutta, mutta ei äänioikeutta päätettäessä säätiön asioista.

3.5 Päätöksenteko

Hallituksen päätökseksi tulee mielipide, jota enemmän kuin puolet läsnä olevista jäsenistä on kannattanut, jollei alla olevasta muuta johdu:

• Säätiön sääntöjen muuttaminen edellyttää, että vähintään 2/3 hallituksen kaikista jäsenistä sitä kannattaa.
• Säätiön tarkoituksen muuttaminen edellyttää, että vähintään 2/3 hallituksen kaikista jäsenistä ja

¾ läsnä olevista jäsenistä sitä kannattaa.

• Säätiön lakkauttaminen edellyttää, että vähintään 2/3 hallituksen kaikista jäsenistä sitä kannattaa.
• Säätiön sulautuminen toiseen säätiöön edellyttää, että vähintään 2/3 hallituksen kaikista jäsenistä ja ¾ läsnä olevista jäsenistä sitä kannattaa.
• Toisen säätiön sulautuminen säätiöön ja sulautumissopimuksen hyväksyminen edellyttää, että vähintään 2/3 hallituksen kaikista jäsenistä sitä kannattaa.

Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, henkilövaaleissa kuitenkin arpa.

Jos asiasta käydyssä keskustelussa pohjaesitystä tai hallituksen jäsenen taikka toimitusjohtajan tekemää päätösehdotusta vastaan ei ole tehty kannatettua vasta-, muutos- tai hylkäämisehdotusta eikä asian käsittelyn siirtämistä koskevaa ehdotusta, asia tulee todeta ratkaistuksi esityksen mukaisesti ja julistaa päätös.

Äänestystavasta päättää puheenjohtaja. Äänestys on kuitenkin toimitettava umpilipuin, jos siitä tehdään kannatettu ehdotus ennen kuin puheenjohtaja on tehnyt oman äänestysesityksensä.

Henkilövaali on aina toimitettava umpilipuin, jos siitä on tehty vaatimus. Puheenjohtaja voi määrätä äänestyksen uusittavaksi toista äänestystapaa käyttäen, jollei aikaisempi äänestys ole antanut kyllin selvää tulosta.

Puheenjohtajan tulee tehdä päätöksentekoa varten sellainen äänestysehdotus, että ratkaisu voidaan tehdä äänestämällä joko ’jaa’ tai ’ei’.

Jos käsittelyn aikana on tehty useampia kannatettuja päätösehdotuksia, puheenjohtajan tulee äänestyksessä asettaa niistä kaksi vastatusten, ja voittanut ehdotus aina seuraavaa ehdotusta vastaan siihen asti, kunnes kaikista tehdyistä ehdotuksista on äänestetty. Jos on tehty asian hylkäämistä tarkoittava esitys, asetetaan se viimeksi voittanutta ehdotusta vastaan ja siinä äänestyksessä voittanut ehdotus lopuksi toimitusjohtajan esitystä vastaan, jos sellainen on tehty.

3.6 Pöytäkirja

Hallituksen sihteeri laatii kokouksesta päätöspöytäkirjan, jonka allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja, sihteeri sekä kokouksessa valittu hallituksen jäsen.

Pöytäkirjasta on käytävä ilmi

• mistä kokouksesta on kysymys
• kokouksen aika
• kokouksen paikka
• läsnä olevat henkilöt
• poissa olevat hallituksen jäsenet
• tehdyt esitykset
• tehdyt päätökset
• suoritetut äänestykset
• eriävät mielipiteet.

Pöytäkirjaan on liitettävä päätöksentekoon liittyneet olennaiset asiakirjat.

Hallituksen jäsen tai toimitusjohtaja, joka haluaa esittää päätökseen eriävän mielipiteensä, tulee ilmoittaa siitä suullisesti välittömästi, kun päätös on julistettu ja jättää se sihteerille kirjallisena tai sähköpostilla pöytäkirjaan liitettäväksi viimeistään [kokousta seuraavan kahden vuorokauden] aikana.

Hallituksen sihteeri toimittaa pöytäkirjan [sähköisesti] kaikille hallituksen jäsenille viipymättä sen jälkeen, kun pöytäkirja on allekirjoitettu. Allekirjoitettu pöytäkirja on nähtävillä säätiön toimistossa säätiön hallituksen jäsenille.

Hallituksen pöytäkirja ei ole julkinen asiakirja.

3.7 Sähköpostikokous

Hallitus voi kokoontua ja tehdä päätöksiä sähköpostikokouksessa.

Säätiön sääntöjen muuttamista, säätiön sulautumista, sulautuvan säätiön vastaanottamista ja säätiön lakkauttamista koskevaa päätöstä ei voi tehdä sähköpostikokouksessa.

Kutsu hallituksen sähköpostikokoukseen voidaan toimittaa samana päivänä, kun puheenjohtaja avaa sähköpostikokouksen.

Osallistuakseen sähköpostikokoukseen tulee hallituksen jäsenen lähettää vastauksensa kaikille hallituksen jäsenille sekä toimitusjohtajalle ja hallituksen sihteerille tiedoksi.

Jos kaikki hallituksen jäsenet ovat ottaneet osaa päätöksen tekemiseen, voidaan kokous päättää samana päivänä, kun se on avattu. Muutoin sähköpostikokouksen tulee kestää vähintään viisi (5) päivää, ennen kuin se voidaan päättää, jolleivät kaikki hallituksen jäsenet ole sitä ennen ottaneet osaa päätöksen tekemiseen.

Sähköpostikokouksen päätökset katsotaan tehdyksi sääntöjen mukaisella päätösvallalla, jos enemmän kuin puolet kaikista jäsenistä puheenjohtaja mukaan lukien on ottanut osaa päätöksen tekemiseen.

Mikäli yksittäisen asian käsittelyyn ei ole osallistunut edellä mainittua määrää jäseniä, tulee kyseinen asia asettaa uudelleen päätettäväksi niin kauan, että päätöksen tekemiseen on ottanut osaa puheenjohtajan lisäksi vähintään puolet muista jäsenistä.

Hallituksen jäsenen vaatimuksesta sähköpostikokouksessa käsiteltävänä oleva asia on siirrettävä seuraavaan kokoukseen käsiteltäväksi ja päätettäväksi.

Sähköpostikokouksesta on laadittava edellä 3.6 kohdassa mainitun mukainen pöytäkirja.

4. ESTEELLISYYS

Hallituksen jäsen on esteellinen asiassa, joka koskee hänen etuaan.

Hallituksen jäsen ei saa osallistua hänen ja säätiön välistä sopimusta tai muuta oikeustointa koskevan asian käsittelyyn. Hän ei myöskään saa ottaa osaa säätiön ja kolmannen henkilön välistä oikeustointa koskevan asian käsittelyyn, mikäli hänellä on siitä odotettavana olennaista etua, joka saattaa olla ristiriidassa säätiön edun kanssa. Mitä tässä on sanottu oikeustoimesta, on vastaavasti sovellettava oikeudenkäyntiin ja muuhun puhevallan käyttämiseen.

Esteellisyydestä apurahoja koskevassa päätöksenteossa on määrätty tarkemmin apurahaohjesäännössä.

Esteellinen henkilö ei voi ottaa osaa asian valmisteluun, päätöksentekoon eikä täytäntöönpanoon. Esteellinen henkilö ei myöskään voi osallistua asiasta käytävään keskusteluun. Mikäli asian selvittäminen vaatii esteellisen henkilön kuulemista, voidaan esteellistä henkilöä kuulla ennen päätöksen tekoa.

Esteellisyys on asiakohtainen. Esteellisyys tarkastellaan jokaisen yksittäisen päätösasian osalta erikseen.

Hallituksen jäsenen tulee ennen asian käsittelyä ilmoittaa mahdollisesta esteellisyydestään puheenjohtajalle. Hallituksen puheenjohtajalla on valta ratkaista esteellisyyden aiheellisuus tai alistaa se hallituksen ratkaistavaksi yksinkertaisin ääntenenemmistöin. Erimielisyyden ilmetessä esteellisyyttä koskevan asian ratkaisee hallitus yksinkertaisella ääntenenemmistöllä.

5. HALLITUKSEN TOIMINNAN SUUNNITTELU JA ARVIOINTI

Hallitus laatii itselleen vuotuisen toimintasuunnitelman. Suunnitelmaan sisältyy

• kokousaikataulu
• tärkeimmät kussakin kokouksessa käsiteltävät asiat.

Hallitus arvioi toimintaansa vuosittain. Arvioitaessa hallituksen toimintaa selvitetään,

• onko hallitus toteuttanut säätiön tarkoitusta
• miten hallituksen oma toimintasuunnitelma on toteutunut
• kuinka säännöllisesti hallituksen jäsenet ovat osallistuneet kokouksiin
• onko hallituksen työjärjestys ajan tasalla.

Arvioinnin tulokset otetaan huomioon seuraavaa toimintasuunnitelmaa laadittaessa.

6. SISÄINEN RAPORTOINTI JA VALVONTA

Hallitukselle toimitetaan:

• jokaisessa hallituksen kokouksessa, kuitenkin vähintään neljä kertaa vuodessa vertaileva talousarvioraportti
• kaksi kertaa vuodessa sijoitusraportti
• kerran vuodessa henkilöstöraportti
• kerran vuodessa vuodessa apurahaselvityksiä koskeva raportti.

Vertaileva talousarvioraportti sisältää

• toteutuman vertailupäivään
• talousarvion vertailupäivään
• koko kuluvan vuoden talousarvion
• koko edellisen vuoden toteutuman.

Sijoitusraportin sisältö ja laajuus määritetään tarkemmin varainhoitajan kanssa tehtävässä sopimuksessa. Raportista tulee kuitenkin vähintään käydä ilmi

• salkkujakauma ja siinä tapahtuneet muutokset
• salkun tuotto ja arvonmuutokset

tarkastelujaksona sekä vertailu edellisen vuoden vastaavaan ajankohdan tilanteeseen.

Henkilöstöraportti sisältää:

• henkilöstön määrän jaoteltuna vakinaiseen ja määräaikaiseen henkilöstöön sekä vapaaehtoistyöntekijöihin 
• henkilöstökulut, mukaan lukien työnantaja- ja eläkemaksut
• kertyneiden lisä- ja ylityötuntien määrä vertailupäivään, edellisen vuoden vertailuluku vertailupäivään ja edellisen vuoden kokonaisylityökertymä 
• sairauspoissaolojen määrä vertailupäivään, edellisen vuoden vertailuluku vertailupäivään ja edellisen vuoden kokonaissairauspoissaolojen määrä 
• vuosilomakertymät ja vuosilomien pitämisen ajankohdat työntekijäkohtaisesti
• säästövapaakertymät 
• perhevapaiden kertymät ja pitämisen ajankohdat 
• työsuojelukatsaus työsuojelu- ja työturvallisuusvelvoitteiden täyttämisestä
• selvityksen toimistolla noudatetusta työnajanseurantamenetelmästä

Apurahaselvityksiä koskeva raportti sisältää:

• apurahoihin saadun valtionavustuksen kokonaismäärä kuluvana vuonna ja edellisenä vuonna
• myönnettyjen apurahojen lukumäärä kuluvana vuonna vertailupäivään, edellisen vuoden myönnettyjen apurahojen lukumäärä vertailupäivään ja edellisen vuoden apurahojen kokonaismäärä
• myönnettyjen apurahojen kokonaisarvo kuluvana vuonna vertailupäivään, edellisen vuoden myönnettyjen apurahojen kokonaisarvo vertailupäivään ja edellisen vuoden apurahojen kokonaismäärä
• yhteenveto saduista apurahaselvityksistä
• yhteenveto apurahan saajista, jotka eivät ole toimittaneet apurahaselvitystä säätiölle: apurahan saaja, milloin päätös apurahan maksamisesta on tehty, milloin selvitys apurahan käytöstä olisi tullut toimittaa ja milloin apurahan saajalta on pyydetty selvitystä

Säätiön tilinpäätös ja toimintakertomus laaditaan talousohjesäännön mukaisesti.

Hallitus määrittelee säätiön toiminnan laajuuteen ja laatuun nähden riittävät riskienhallinnan periaatteet sekä keskeiset riskit.

Hallitus valvoo ja seuraa aktiivisesti ja säännönmukaisesti:

• säätiön perusstrategian ja sijoitusstrategian toteutumista ja ajantasaisuutta
• valtionavustusta koskevien määräysten toteutumista
• talouden tilaa ja talousarvion toteutumista
• keskeisten riskien tunnusmerkkien toteutumista

Hallitus ryhtyy viipymättä toimintaan, hallintoon ja talouteen liittyviin tarvittaviin toimenpiteisiin.

7. LÄHIPIIRI

Lähipiiriin kuuluvaksi katsotaan:

1. toimitusjohtaja ja hänen sijainen
2. hallituksen jäsen
3. kohdassa 1 ja 2 mainitun henkilön aviopuoliso tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa avioliitonomaisissa olosuhteissa elävä henkilö
4. kohdassa 1 – 3 mainittuun henkilöön ylenevässä tai alenevassa sukulaisuussuhteessa oleva.

Lähipiiriin kuuluvan tulee välttää liiketoimia ja muita sopimussidonnaisuuksia säätiön kanssa sekä vastikkeettomien taikka alihintaisten etujen ottamista säätiöstä.

Mitä edellä on todettu, sovelletaan myös lähipiiriin kuuluvan määräysvallassa olevaan yhteisöön. Apurahaohjesäännössä määritetään tarkemmin apurahojen jakamista lähipiirille.

Jos lähipiiriin kuuluvan ja säätiön välinen sopimus tai liiketoimi on säätiön edun kannalta perusteltua, tulee sopimuksen solmimisesta tai liiketoimen tekemisestä tehdä hallituksessa perusteltu päätös.

8. TIETOJEN LUOTTAMUKSELLISUUS

Hallituksen jäsen on vaitiolovelvollinen asioista, jotka hän on saanut tietoonsa säätiössä toimiessaan. Hän ei myöskään säätiön hallinnosta tai palveluksesta pois siirryttyään saa käyttää hyväkseen tai levittää luottamuksellisia tietoja.

Tietojen luottamuksellisuus ei koske tietoja, jotka ovat säätiön internet-kotisivuilla, julkisissa asiakirjoissa tai jotka muutoin ovat yleisesti tunnettuja.

9. OHJEEN HYVÄKSYMINEN

Säätiön hallitus on hyväksynyt tämän ohjeen 30.11.2012.

Säätiön hallitus on hyväksynyt muutokset hallituksen työjärjestykseen 18.11.2019.