1 YLEISTÄ
1.1 Suhde muihin säännöksiin

FRAME-säätiön talouden- ja varainhoidossa, kirjanpidossa, tilinpäätöksessä ja tilintarkastuksessa noudatetaan kirjanpitolain ja -asetuksen, tilintarkastuslain, säätiölain ja säätiön omien sääntöjen lisäksi tämän talousohjesäännön määräyksiä.

2 TALOUDEN- JA VARAINHOITO

2.1 Säätiön menojen kattaminen ja velkarahoitus

Säätiön toiminnasta aiheutuvat menot pyritään kattamaan omaisuuden tuotoilla sekä säätiön varsinaisesta toiminnasta saaduilla tuotoilla. Omaisuuden tuotoilla tarkoitetaan sijoitusomaisuuden juoksevia tuottoja ja pääoman arvonnousua.

Hallitus voi vain erityisen painavasta syystä päättää velan ottamisesta varsinaisen toiminnan rahoittamiseen.

Hallitus voi päättää velan ottamisesta, mikäli käyttöomaisuuden hoitaminen sitä edellyttää. Toimitusjohtaja ei voi päättää velan ottamisesta säätiölle.

2.2 Lainat, takaukset, vakuudet

Säätiön varoja ei saa lainata ulkopuoliselle. Säätiö ei saa antaa takausta tai vakuutta vieraasta velasta. Hallitus päättää takauksen tai vakuuden antamisesta säätiön velasta.

2.3 Varojen rahastointi

Säätiön sijoitustoiminta pohjautuu säätiön sijoitusomaisuuden käyvän arvon säilyttämiseen vähintään 60.000 euron arvossa.

Sijoitusomaisuuden tavoitearvoa voidaan tarkistaa vuosittain hallituksen varsinaisen kokouksen yhteydessä. Sijoitusomaisuuden määrälle hyväksytään pörssitoimintaan liittyvä vaihtelu.

Säätiö rahastoi omaisuuden arvonnousua ja juoksevia tuottoja.

2.4 Sijoitusomaisuuden hoito ja valvonta

Hallitus vahvistaa säätiölle sijoitusstrategian, johon sijoitusomaisuuden hoito perustuu. Sijoitusten riskitason tulee olla kohtuullinen.

Säätiön sijoitusomaisuuden hoito perustuu ammattimaisen varainhoitajan kanssa tehtyyn sopimukseen, joka voi olla joko konsultointisopimus tai täyden valtakirjan varainhoitosopimus. Hallitus päättää varainhoitajan valinnasta ja varainhoitosopimuksesta.

Sijoitusomaisuusrakenteen merkittävistä muutoksista päättää hallitus.

Toimitusjohtaja raportoi hallitukselle kerran vuodessa sijoitussalkun koostumuksen, sijoitustoiminnan tapahtumat ja lajikohtaiset tuotot sekä muut ajankohtaiset asiat. Hallitus ja toimitusjohtaja valvovat, että säätiön sijoitustoiminta ja varainhoito on suunnitelmallista.

Säätiön pääoma sijoitetaan vastuullisesti tavalla, joka noudattaa YK:n tukemia vastuullisen sijoittamisen periaatteita ja sijoituspäätöksissä huomioidaan ympäristöön, sosiaaliseen vastuuseen sekä hyvään hallintotapaan liittyvät tekijöitä.

2.5 Omaisuuden ja toiminnan vakuuttaminen

Toimitusjohtaja vastaa siitä, että säätiöllä on asianmukaiset vakuutukset säätiön omaisuuteen ja henkilöstöön sekä luottamushenkilöihin liittyen.

2.6 Varainhankinta ja lahjoitukset

Framen varainhankintaa tarkastellaan eettisyyden ja vastuullisuuden näkökulmista. Tarkastelulla pyritään myös varmistamaan, etteivät säätiön kumppanuudet, vastaanotettava rahoitus tai lahjoitukset mukaan lukien testamentit horjuta säätiön toimintaedellytyksiä, mainetta tai riippumattomuutta tai vaaranna säätiön toiminnan eettistä, ekologista, taloudellista tai sosiaalista kestävyyttä. Yhteistyötahot tai rahoitus eivät voi olla ristiriidassa Framen arvojen kanssa. Säätiön on kieltäydyttävä ottamasta vastaan lahjoituksia ja testamentteja, jos varojen käyttöä koskevat ehdot eivät täytä säätiön tarkoitusta ja toimintamuotoja koskevia sääntömääräyksiä.

Säätiö ei ota vastaan rahoitusta, joka perustuu lain vastaiseen toimintaan. Säätiö ei ota vastaan nimettömiä lahjoituksia tietämättä lahjoituksen alkuperää. Lahjoitusten vastaanottamisessa seurataan seuraavia toimintatapoja:

• Lahjoitusten vastaanottamisesta päättää toimitusjohtaja.
• Lahjoituksia vastaanotettaessa huomioidaan myös mahdollisuuksien mukaan niiden
  taiteilijoiden/yhteisön näkemys, joiden työn tukemiseen lahjoitusvaroja käytetään.
• Lahjoittajilta pyydetään tunnistamistiedot, joiden avulla varmistetaan
  yksityishenkilöiden henkilötietojen oikeellisuus ja yhteisöjen kohdalla yrityksen
  perustiedot ja tosiasialliset edunsaajat.
• Allekirjoitetut lahjakirjat tuodaan tiedoksi hallitukselle.
• Mahdollisissa lahjoituksissa ilmenevissä ristiriitatilanteissa vastuu asian
  ratkaisemisesta on ensisijaisesti toimitusjohtajalla, koskien myös lahjoitusten
  palautusta.

3 TALOUSARVIO

3.1 Talousarvion laatiminen

Toimitusjohtaja laatii ja esittää hallitukselle alustavan talousarvion seuraavalle vuodelle lokakuun loppuun mennessä. Toimitusjohtaja laatii lopullisen toimintasuunnitelman ja talousarvioesityksen ja tuo ne hallituksen käsiteltäväksi ja vahvistettavaksi viimeistään maaliskuun loppuun mennessä pidettävässä varsinaisessa kokouksessa. Talousarvioesityksen lähtökohtana on, että opetus- ja kulttuuriministeriöltä säätiön toimintaan saatu avustus käytetään määräajassa ministeriön päätöksessä määriteltyjen ehtojen mukaisesti.

3.2. Talousarvion erät

Talousarvioesitys tulee laatia siten seikkaperäisesti, että siitä käy ilmi säätiön kaikki tulot eriteltynä lähteittäin ja menot eriteltyinä kohteittain.

3.2 Talousarvion seuranta

Toimitusjohtaja raportoi hallitukselle jokaisessa hallituksen kokouksessa tai vähintään neljännesvuosittain talousarvion toteutumisesta. Toimitusjohtaja vastaa talousarvion toteutumisesta suunnitellusti. Hallitus valvoo talousarvion toteutumista.

3.3 Tilijärjestelmät

Kirjanpidon tilien ja talousarvion momenttien tulee olla mahdollisimman yhdenmukaiset.

4 MAKSULIIKENNE JA HANKINNAT

4.1 Rahaliikenne, pankkitilit ja käteiskassa

Maksuliikenne on hoidettava vähäisiä maksuja lukuun ottamatta pankkitilien välityksellä. Pankkitilien avaamisesta ja lopettamisesta sekä tilien käyttöoikeuksista päättää hallitus. Hallitus voi valtuuttaa toimitusjohtajan päättämään tilien käyttöoikeuksista. Säätiön luotto- ja maksukortteja voi käyttää ainoastaan säätiön omien menojen maksamiseen. Toimitusjohtaja päättää luottokorttien myöntämisestä työntekijöille ja antaa asian tiedoksi hallitukselle. Toimitusjohtaja päättää säätiön kassavarojen määrästä ja huolehtii säätiön kassanhallinnasta.

4.2. Hankinnat

Säätiön toiminnan kannalta huomattavan omaisuuden ostamisesta, luovuttamisesta (mukaan lukien myymisestä, lahjoittamisesta ja vaihtamisesta) sekä vuokraamisesta päättää hallitus. Suuret hankinnat tai muut satunnaiset, poikkeuksellisen suuret menot, joiden rahamäärä on yli 10.000 euroa, ja jotka poikkeavat talousarviosta, tulee käsitellä mahdollisuuksien mukaan etukäteen hallituksessa. Suurnäyttely- yms. hankkeissa sovitaan hyväksymismenettelystä erikseen.

4.3. Laskujen tarkastaminen

Ennen menon maksamista laskun tai sen perusteena olevan asiakirjan aiheellisuus ja oikeellisuus tulee tarkastaa ja sen tulee täyttää jäljempänä mainitut tositetta koskevat vaatimukset.

Satunnaisesta hankinnasta aiheutuneen laskun tarkastaa se, joka hankinnan on tehnyt. Säännönmukaisesta/juoksevasta menosta syntyneet laskut tarkastaa hallintopäällikkö tai toimitusjohtaja. Tarkastajan tulee merkitä tositteeseen tarkastuspäivä ja nimensä tai nimikirjaimensa.

4.4. Laskujen hyväksyminen

Toimitusjohtaja tai hänen varahenkilönsä hyväksyvät säätiön laskut ja maksut. Hallituksen puheenjohtaja hyväksyy toimitusjohtajan henkilökohtaiset menot. Kaikki laskut ja kulut asiatarkastetaan ja hyväksytään säätiön taloushallintojärjestelmässä ennen maksua. Toimitusjohtaja valvoo, että maksatukseen lähtevät maksut perustuvat ennalta tarkastettuihin ja hyväksyttyihin tositteisiin.

4.5. Laskujen maksaminen

Laskun maksaja voi olla laskun hyväksyjä. Kaikki laskut maksetaan säätiön taloushallintojärjestelmän kautta.

5 KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS

5.1. Kirjanpidon hoitaminen

Kirjanpito hoidetaan ulkopuolisen tilitoimiston toimesta. Hallitus päättää tilitoimiston valinnasta. Tilitoimiston kanssa tehdään yksityiskohtainen sopimus, jonka hyväksyy toimitusjohtaja. Ulkopuolista tilitoimistoa käytettäessä kiinnitetään huomiota palvelun laatuun ja toimistolta vaaditaan riittävä kokemus säätiöiden taloushallinnosta.

5.2. Kirjanpidon järjestäminen
Tilikauden tulot ja menot tulee kirjata bruttomääräisinä omille tileilleen vähentämättä tuloja menoista tai menoja tuloista tarpeellisia oikaisukirjauksia lukuun ottamatta. Kirjanpito tulee pitää ajan tasalla ja sitä on hoidettava huolellisesti.

5.3. Tositevaatimukset
Kirjanpitokirjausten on perustuttava tilikauden alusta juoksevasti numeroituihin alkuperäisiin tositteisiin. Suoritetun maksun todentavan tositteen tulee olla, mikäli mahdollista, maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen antama ja siitä tulee näkyä
● tavaran tai työn suorituksen vastaanottaja
● miten meno liittyy säätiön toimintaan
● asia- ja numerotarkastajan merkintä
● menon hyväksyjän merkintä
● menon maksajan merkintä
● jos maksu perustuu hallituksen nimenomaiseen päätökseen, hallituksen kokouksen pöytäkirjanumero.

Siltä osin kuin kirjanpito perustuu tiliotteisiin, tulee vastaavien tietojen ilmetä tiliotteesta tai sitä täydentävistä tositteista, sopimuksista tai laskusta.
Jos kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus tulee todentaa säätiön itsensä laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla.

5.4. Tilikausi

Säätiön tilikausi on kalenterivuosi.

5.5. Tilinpäätös

Tilinpäätös ja toimintakertomus edelliseltä vuodelta on laadittava helmikuun loppuun mennessä, ja ne on annettava hallitukselle vuosittain viimeistään 1.3. Tilinpäätöksen allekirjoittavat hallitus ja toimitusjohtaja. Hallitus ja toimitusjohtaja vastaavat siitä, että tilinpäätös ja toimintakertomus yhdessä antavat oikeat ja riittävät tiedot säätiön toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.

5.6. Tilintarkastajat ja tilintarkastus

Säätiölle on valittava yksi tilintarkastaja ja yksi varatilintarkastaja. Säätiön tilintarkastajat valitaan vuosittain varsinaisessa kokouksessa tarkastamaan kulloinkin kuluvan vuoden tilit ja hallinnon. Tilintarkastajien kanssa tehdään kirjallinen sopimus, jonka hallitus hyväksyy. Sopimuksessa
sovitaan säännönmukaisen tarkastuksen lisäksi tai ohessa erikseen suoritettavista tarkastusalueista valtionavustuksen käyttöön liittyen.
Tilintarkastajien on annettava tarkastuskertomuksensa lausuntoineen säätiön hallitukselle viimeistään viikkoa ennen hallituksen varsinaista kokousta, joka pidetään maaliskuun loppuun mennessä.

6 RAHASTOT

Säätiöllä voi olla vapaita rahastoja tai sidottuja rahastoja, joiden perustamisesta tai lakkauttamisesta päättää hallitus. Hallitus vahvistaa rahastoille erilliset rahastoja koskevat säännöt. Lahjoituksista ja testamenteista voidaan perustaa rahastoja tai lahjoituksia ja testamentteja voidaan ottaa olemassa oleviin rahastoihin. Mahdollisten lahjoitusten ja testamenttien ehtojen tulee soveltua rahaston käyttötarkoitukseen.

7 OHJEEN HYVÄKSYMINEN

Säätiön hallitus on hyväksynyt tämän ohjeen 13.12.2016.
Säätiön hallitus on hyväksynyt muutokset tähän ohjesääntöön 18.11.2019.
Säätiön hallitus on hyväksynyt muutokset tähän ohjesääntöön 20.3.2023.
Säätiön hallitus on hyväksynyt muutokset tähän ohjesääntöön 28.4.2026.