1 YLEISTÄ

1.1 Suhde muihin säännöksiin

FRAME-säätiön talouden- ja varainhoidossa, kirjanpidossa, tilinpäätöksessä ja tilintarkastuksessa noudatetaan kirjanpitolain ja -asetuksen, tilintarkastuslain, säätiölain ja säätiön omien sääntöjen lisäksi tämän talousohjesäännön määräyksiä.

2 TALOUDEN- JA VARAINHOITO

2.1 Säätiön menojen kattaminen ja velkarahoitus

Säätiön toiminnasta aiheutuvat menot pyritään kattamaan omaisuuden tuotoilla sekä säätiön varsinaisesta toiminnasta saaduilla tuotoilla. Omaisuuden tuotoilla tarkoitetaan sijoitusomaisuuden juoksevia tuottoja ja pääoman arvonnousua. Säätiön varsinaista toimintaa ei saa rahoittaa vieraalla pääomalla. Hallitus voi vain erityisen painavasta syystä päättää velan ottamisesta varsinaisen toiminnan rahoittamiseen.

Sijoitustoimintaa ei saa rahoittaa vieraalla pääomalla.

Hallitus voi päättää velan ottamisesta, mikäli käyttöomaisuuden hoitaminen sitä edellyttää. Toimitusjohtaja ei voi päättää velan ottamisesta säätiölle.

Säätiö ei voi harjoittaa liiketoimintaa.

2.2 Lainat, takaukset, vakuudet

Säätiön varoja ei saa lainata ulkopuoliselle. Varojen lainaamisena ei pidetä varojen sijoittamista varainhoitajan toimesta.

Säätiö ei saa antaa takausta tai vakuutta vieraasta velasta.

Hallitus päättää takauksen tai vakuuden antamisesta säätiön velasta.

2.3 Varojen rahastointi

Säätiön sijoitustoiminta pohjautuu säätiön sijoitusomaisuuden käyvän arvon säilyttämiseen noin 60.000 euron ja 100.000 euron välillä.

Sijoitusomaisuuden tavoitearvoa voidaan tarkistaa vuosittain hallituksen varsinaisen kokouksen yhteydessä. Sijoitusomaisuuden määrälle hyväksytään pörssitoimintaan liittyvä vaihtelu.

Säätiö rahastoi omaisuuden arvonnousua ja juoksevia tuottoja, lukuun ottamatta säätiön saamaa valtionavustusta, siten, että sijoitus-omaisuuden arvo mahdollisuuksien mukaan pysyy edellä mainitussa vaihteluvälissä.

2.4 Sijoitusomaisuuden hoito ja valvonta

Hallitus vahvistaa säätiölle sijoitusstrategian, johon sijoitusomaisuuden hoito perustuu. Sijoitusten riskitason tulee olla kohtuullinen.

Säätiön sijoitusomaisuutta hoitaa täyden valtakirjan valtuutuksella ammattimainen varainhoitaja. Hallitus päättää varainhoitajan kilpailuttamisesta ja sen vaihtamisesta.

Sijoitusomaisuusrakenteen merkittävistä muutoksista päättää hallitus.

Toimitusjohtaja raportoi hallitukselle kaksi kertaa vuodessa sijoitussalkun koostumuksen, sijoitustoiminnan tapahtumat ja lajikohtaiset tuotot sekä muut ajankohtaiset asiat.

Arvopaperitulojen oikeellisuuden tarkistamiseksi toimitusjohtaja vertaa pankkitilille tullutta suoritusta tai muuta tositetta varainhoitajien salkkuraportteihin sekä kirjanpitoon. Poikkeamat selvitetään mahdollisimman pian.

Hallitus ja toimitusjohtaja valvovat, että säätiön sijoitustoiminta ja varainhoito on suunnitelmallista ja varat on sijoitettu varmalla ja tuloa tuottavalla tavalla säätiön hallituksen hyväksymän sijoitusstrategian mukaisesti.

Säätiön pääoma sijoitetaan vastuullisesti tavalla, joka noudattaa YK:n tukemia vastuullisen sijoittamisen periaatteita ja sijoituspäätöksissä huomioidaan ympäristöön, sosiaaliseen vastuuseen sekä hyvään hallintotapaan liittyvät tekijöitä.

2.5 Omaisuuden ja toiminnan vakuuttaminen

Toimitusjohtaja vastaa siitä, että säätiöllä on asianmukaiset vakuutukset säätiön omaisuuteen ja henkilöstöön sekä luottamushenkilöihin liittyen.

2.6. Varainhankinta

Framen varainhankintaa tarkastellaan eettisyyden ja vastuullisuuden näkökulmista.
Tarkastelulla pyritään myös varmistamaan, etteivät säätiön kumppanuudet tai vastaanotettava rahoitus horjuta säätiön toimintaedellytyksiä, mainetta tai riippumattomuutta tai vaaranna säätiön toiminnan eettistä, ekologista, taloudellista tai sosiaalista kestävyyttä. Yhteistyötahot tai rahoitus eivät voi olla ristiriidassa Framen arvojen kanssa.

Säätiö ei ota vastaan rahoitusta, joka perustuu lain vastaiseen toimintaan. Säätiö ei ota vastaan nimettömiä lahjoituksia tietämättä lahjoituksen alkuperää.

3 TALOUSARVIO

3.1 Talousarvion laatiminen

Toimitusjohtaja laatii ja esittää hallitukselle alustavan talousarvion seuraavalle vuodelle lokakuun loppuun mennessä. Toimitusjohtaja laatii lopullisen toimintasuunnitelman ja talousarvioesityksen ja tuo ne hallituksen käsiteltäväksi ja vahvistettavaksi viimeistään maaliskuun loppuun mennessä pidettävässä varsinaisessa kokouksessa.

Talousarvioesityksen lähtökohtana on, että opetus- ja kulttuuriministeriöltä säätiön toimintaan saatu avustus käytetään määräajassa ministeriön päätöksessä määriteltyjen ehtojen mukaisesti.

3.2 Talousarvion erät

Talousarvioesitys tulee laatia siten seikkaperäisesti, että siitä käy ilmi säätiön kaikki tulot eriteltynä lähteittäin ja menot eriteltyinä kohteittain. Talousarvion erät tulee jakaa pääluokkiin, lukuihin ja momentteihin.

Tulo- ja menoerät budjetoidaan talousarvioon sadan euron suuruisina momenttikohtaisina
erinä.

3.3 Talousarvion seuranta

Toimitusjohtaja raportoi hallitukselle jokaisessa hallituksen kokouksessa tai vähintään neljännesvuosittain talousarvion toteutumisesta.

Toimitusjohtaja vastaa siitä, että säätiön hankinnat eivät ylitä hyväksytyn talousarvion mukaisia menoeriä.

Hallitus valvoo talousarvion toteutumista.

3.4 Tilijärjestelmät

Kirjanpidon tilien ja talousarvion momenttien tulee olla mahdollisimman yhdenmukaiset.

4 MAKSULIIKENNE JA HANKINNAT

4.1. Rahaliikenne, pankkitilit ja käteiskassa

Maksuliikenne on hoidettava vähäisiä maksuja lukuun ottamatta pankkitilien välityksellä.

Pankkitilien avaamisesta ja lopettamisesta sekä tilien käyttöoikeuksista päättää hallitus. Hallitus voi valtuuttaa toimitusjohtajan päättämään tilien käyttöoikeuksista.

Säätiön luotto- ja maksukortteja voi käyttää ainoastaan säätiön omien menojen maksamiseen. Hallitus hyväksyy erikseen luotto- ja maksukorttien käyttöä koskevat periaatteet.

Toimitusjohtaja päättää säätiön kassavarojen määrästä ja huolehtii säätiön kassanhallinnasta.

4.2. Hankinnat

Säätiön toiminnan kannalta huomattavan omaisuuden ostamisesta, luovuttamisesta (mukaan lukien myymisestä, lahjoittamisesta ja vaihtamisesta) sekä vuokraamisesta päättää hallitus.

Suuret hankinnat tai muut satunnaiset, poikkeuksellisen suuret menot, joiden rahamäärä on yli 10.000 euroa, ja jotka poikkeavat talousarviosta, tulee käsitellä mahdollisuuksien mukaan etukäteen hallituksessa.

Suurnäyttely- yms. hankkeissa sovitaan hyväksymismenettelystä erikseen.

4.3. Laskujen tarkastaminen

Ennen menon maksamista laskun tai sen perusteena olevan asiakirjan aiheellisuus ja oikeellisuus tulee tarkastaa ja sen tulee täyttää jäljempänä mainitut tositetta koskevat vaatimukset.

Satunnaisesta hankinnasta aiheutuneen laskun tarkastaa se, joka hankinnan on tehnyt.

Säännönmukaisesta/juoksevasta menosta syntyneet laskut tarkastaa hallintopäällikkö tai toimitusjohtaja.

Tarkastajan tulee merkitä tositteeseen tarkastuspäivä ja nimensä tai nimikirjaimensa.

4.4. Laskujen hyväksyminen

Toimitusjohtaja tai hänen varamiehensä hyväksyvät säätiön laskut ja maksut. Hallituksen puheenjohtaja hyväksyy toimitusjohtajan henkilökohtaiset menot.

Kaikki laskut ja kulut asiatarkastetaan ja hyväksytään säätiön taloushallintojärjestelmässä ennen maksua.

Toimitusjohtaja valvoo, että maksatukseen lähtevät maksut perustuvat ennalta tarkastettuihin ja hyväksyttyihin tositteisiin.

4.5. Laskujen maksaminen

Laskun maksaja voi olla hyväksyjä.

Kaikki laskut maksetaan säätiön taloushallintojärjestelmän kautta.

5 KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS

5.1. Kirjanpidon hoitaminen

Kirjanpito hoidetaan ulkopuolisen tilitoimiston toimesta. Hallitus päättää tilitoimiston kilpailuttamisesta ja valinnasta. Tilitoimiston kanssa tehdään yksityiskohtainen sopimus, jonka hyväksyy toimitusjohtaja.

Ulkopuolista tilitoimistoa käytettäessä kiinnitetään huomiota palvelun laatuun ja toimistolta vaaditaan riittävä kokemus säätiöiden taloushallinnosta.

5.2. Kirjanpidon järjestäminen

Kirjanpito on järjestettävä ja hoidettava siten, kuin säätiölaissa sekä kirjanpitolaissa ja -asetuksessa on säädetty. Kirjanpitoa järjestettäessä on otettava huomioon hyvän kirjanpitotavan vaatimukset, säätiön toiminnan laatu ja laajuus sekä sisäisen valvonnan lähtökohdat ja varainhoidon tuottoseuranta.

Kirjanpitojärjestelmän pohjana on kirjallisesti laadittu luettelo käytetyistä tileistä. Luettelot säilytetään tilinpäätösaineiston liitteenä.

Tilikauden tulot ja menot tulee kirjata bruttomääräisinä omille tileilleen vähentämättä tuloja menoista tai menoja tuloista tarpeellisia oikaisukirjauksia lukuun ottamatta.

Kirjanpito tulee pitää ajan tasalla ja sitä on hoidettava huolellisesti.

5.3. Tositevaatimukset

Kirjanpitokirjausten on perustuttava tilikauden alusta juoksevasti numeroituihin alkuperäisiin
tositteisiin.

Suoritetun maksun todentavan tositteen tulee olla, mikäli mahdollista, maksun saajan tai
maksun välittäneen rahalaitoksen antama ja siitä tulee näkyä
● tavaran tai työn suorituksen vastaanottaja
● miten meno liittyy säätiön toimintaan
● asia- ja numerotarkastajan merkintä
● menon hyväksyjän merkintä
● menon maksajan merkintä
● jos maksu perustuu hallituksen nimenomaiseen päätökseen, hallituksen kokouksen pöytäkirjanumero.

Siltä osin kuin kirjanpito perustuu tiliotteisiin, tulee vastaavien tietojen ilmetä tiliotteesta tai sitä täydentävistä tositteista, sopimuksista tai laskusta.

Jos kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus tulee todentaa säätiön itsensä laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla.

5.4. Tilikausi

Säätiön tilikausi on kalenterivuosi.

5.5. Tilinpäätös

Toimitusjohtajan tulee laatia tilikaudelta tilinpäätös ja toimintakertomus säätiölain sekäkirjanpitolain ja -asetuksen edellyttämällä tavalla hyvää kirjanpitotapaa noudattaen ja esittää sen hallitukselle.

Tilinpäätös ja toimintakertomus edelliseltä vuodelta on laadittava helmikuun loppuun mennessä, ja ne on annettava hallitukselle vuosittain viimeistään 1.3.

Tilinpäätöksen allekirjoittavat hallitus ja toimitusjohtaja.

Hallitus ja toimitusjohtaja vastaavat siitä, että tilinpäätös ja toimintakertomus yhdessä antavat oikeat ja riittävät tiedot säätiön toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.

5.6. Tilintarkastajat ja tilintarkastus

Säätiölle on valittava yksi tilintarkastaja ja yksi varatilintarkastaja.

Säätiölle on valittava varatilintarkastaja, vaikka tilintarkastajaksi olisi valittu hyväksytty tilintarkastusyhteisö.

Säätiön tilintarkastajat valitaan vuosittain varsinaisessa kokouksessa tarkastamaan kulloinkin kuluvan vuoden tilit ja hallinnon.

Tilintarkastajien kanssa tehdään kirjallinen sopimus, jonka hallitus hyväksyy. Sopimuksessa sovitaan säännönmukaisen tarkastuksen lisäksi tai ohessa erikseen suoritettavista tarkastusalueista valtionavustuksen käyttöön liittyen.

Tilintarkastajien on annettava tarkastuskertomuksensa lausuntoineen säätiön hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen hallituksen varsinaista kokousta, joka pidetään maaliskuun loppuun mennessä.

6 RAHASTOT

Säätiöllä voi olla vapaita rahastoja tai sidottuja rahastoja, joiden perustamisesta tai lakkauttamisesta päättää hallitus.

Hallitus vahvistaa rahastoille erilliset rahastoja koskevat säännöt.

Lahjoituksista ja testamenteista voidaan perustaa rahastoja tai lahjoituksia ja testamentteja voidaan ottaa olemassa oleviin rahastoihin. Mahdollisten lahjoitusten ja testamenttien ehtojen tulee soveltua rahaston käyttötarkoitukseen.

Säätiön on kieltäydyttävä ottamasta vastaan lahjoituksia ja testamentteja, jos varojen käyttöä koskevat ehdot eivät täytä säätiön tarkoitusta ja toimintamuotoja koskevia sääntömääräyksiä.

7 OHJEEN HYVÄKSYMINEN

Säätiön hallitus on hyväksynyt tämän ohjeen 13.12.2016.
Säätiön hallitus on hyväksynyt muutokset tähän ohjesääntöön 18.11.2019.
Säätiön hallitus on hyväksynyt muutokset tähän ohjesääntöön 20.3.2023.