Frame Finlandin toiminta vastaa EU:n uuden yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) soveltaminen on alkanut 25. toukokuuta 2018. Frame Contemporary Art Finland (Frame-säätiö) on tehnyt selvityksen ja asianmukaiset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että toimintamme ja palvelumme vastaavat uuden asetuksen vaatimuksia.

GDPR:n tavoitteena ovat muun muassa yksilön oikeuksien ja vapauksien vahvistaminen, tietosuojan globaalin ulottuvuuden huomioiminen sekä tietosuojasääntöjen täytäntöönpanon valvonnan tehostaminen.

Olemme dokumentoineet ja päivittäneet tietojenkäsittelyyn liittyvät prosessimme ja hallinnoimamme henkilörekisterit, päivittäneet tietosuoja-  sekä turvakäytäntömme, ja nimenneet tietosuojavastaavan. Olemme luoneet henkilötietojen käsittelylle selkeästi kirjatun sisäisen prosessin ja protokollan. Jatkossa sisällytämme GDPR:n periaatteet myös tulevaan toimintaamme.

Framen toimintaan kuuluu olennaisesti apuraha- sekä tiedotustoiminta, ja hallinnoimme näihin liittyviä henkilörekistereitä. Sitoudumme GDPR:n periaatteiden mukaisesti jatkossakin keräämään vain sellaista tietoa jota tarvitsemme, säilyttämään sitä ainoastaan tarpeellisen ajan sekä ilmoittamaan viipymättä rekistereihimme kohdistuvan tietoturvaloukkauksen näin sattuessa. Henkilötietoja käsittelevät vain olennaiset tahot ja käsittelystä jää jälki tietojärjestelmiimme.

Jokaisella henkilörekistereissämme olevalla ihmisellä on jatkossa mahdollisuus nähdä ne tiedot, joita meillä hänestä on, muuttaa niitä sekä tulla halutessaan poistetuksi, ellei tiedon säilyttämiselle ole esimerkiksi arkistointiin liittyvää yksioikoista laillista perustaa.

Voit halutessasi lähettää selvityspyynnön osoitteeseen satu.martin@frame-finland.fi, niin toimitamme selvityksen sinuun liittyvistä tiedoista rekistereissämme kuukauden sisällä hakupäivästä. Mainitse viestissäsi nimesi ja yhteytesi Frame-säätiöön. Selvitys on maksuton.

Jos olet hakenut Frame-säätiöltä apurahaa, pääset käsiksi tietoihisi suoraan apurahapalvelun kautta. Jos haluat muuttaa tai poistaa siellä olevia tietoja, ota yhteyttä: satu.martin@frame-finland.fi

Tulevaisuudessa pyydämme mahdollisimman läpinäkyvästi ja selkeästi luvan tietojen käsittelyyn kaikilta uusilta kontakteilta. Kerromme lupaa pyydettäessä miksi keräämme tietoja, mihin niitä käytämme, kuinka kauan tietoja säilytetään ja rekisteröidyn oikeudet. Luvan varmistamme tarvittaessa kaksivaiheisella todennuksella.

 

Frame-säätiön hallinnoimat henkilörekisterit

Frame-säätiö hallinnoi kuutta rekisteriä: apuraharekisteri, henkilötietorekisteri, kontaktirekisteri, rekrytointirekisteri, tilastorekisteri ja avoin haku -rekisteri. Alta löydät tietosuojaselosteet kaikista hallinnoimistamme henkilörekistereistä. Selosteissa kerrotaan miksi kussakin rekisterissä olevia tietoja kerätään tai säilytetään, miten tietoja käsitellään, kuka tietoja käsittelee, rekisteröidyn oikeudet sekä miten rekisterin tietoturva varmistetaan.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Säätiö kerää vain rekisterin kannalta välttämätöntä tietoa rekisteröidyiltä. Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus omaan tietoon ja siihen kuka tietoa on käsitellyt, oikeus tietojen oikaisemiseen, oikeus tulla unohdetuksi, ellei tietojen säilyttämiseen ole laillista perustetta. Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto omiin tietoihin kohdistuneesta tietomurrosta.

Rekisteröidyllä on oikeus saada selvitys omista tiedoistaan kuukauden sisällä pyynnöstä. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsotaan henkilötietoja käsitellyn virheellisesti.

 

Tietosuojaselosteet

FRAME yhteystietorekisteri tietosuojaseloste 2018

FRAME apuraharekisteri tietosuojaseloste 2018

FRAME avoin haku -henkilörekisteri tietosuojaseloste 2018

FRAME rekrytointirekisteri tietosuojaseloste 2018

FRAME tilastointirekisteri tietosuojaseloste 2018

FRAME henkilöstörekisteri tietosuojaseloste 2018